Una computadora apagada puede parecer inofensiva. Sin embargo, aunque ya no se utilice, todavía puede contener una batería dañada, información confidencial y materiales que requieren un manejo especial.
En muchas empresas, las computadoras, celulares, tabletas, monitores e impresoras se almacenan durante años porque nadie ha definido qué hacer con ellos. Como resultado, la bodega termina convirtiéndose en un archivo tecnológico sin inventario, supervisión ni fecha de salida.
El Día Mundial de la Limpieza, que se conmemora cada 20 de septiembre, es una buena oportunidad para revisar estos espacios. No se trata solamente de liberar espacio, sino de prevenir riesgos físicos, digitales y ambientales.
Un equipo fuera de uso no es un riesgo inactivo
Cuando una computadora deja de funcionar o es reemplazada, normalmente desaparece de la operación diaria. No obstante, puede seguir formando parte del patrimonio y de las responsabilidades de la empresa.
Un dispositivo almacenado podría conservar:
- Una batería de ion-litio deteriorada.
- Documentos y correos internos.
- Contraseñas o sesiones abiertas.
- Datos personales de clientes o colaboradores.
- Accesos a aplicaciones corporativas.
- Componentes que no deben desecharse con la basura común.
Por ello, el proceso de baja no debería terminar cuando el equipo se coloca dentro de una caja.
Riesgo 1: baterías deterioradas
Las computadoras portátiles, celulares, tabletas y baterías externas suelen utilizar baterías de ion-litio.
Aunque normalmente son seguras, pueden deteriorarse por golpes, humedad, temperaturas extremas o almacenamiento inadecuado. La Agencia de Protección Ambiental de Estados Unidos advierte que una batería hinchada está dañada y representa un posible peligro de incendio.
Durante una inspección, conviene buscar:
- Carcasas levantadas o deformadas.
- Pantallas o teclados que comienzan a separarse.
- Baterías hinchadas.
- Equipos que presentan calor sin estar en uso.
- Olores, manchas o escurrimientos inusuales.
- Cables rotos o conexiones expuestas.
Si un dispositivo presenta alguna de estas señales, no debe encenderse, recargarse, perforarse ni desarmarse sin orientación técnica. Además, debe mantenerse alejado de materiales inflamables y notificarse a las áreas responsables.
Riesgo 2: información que sigue disponible
Aunque un equipo ya no se utilice, su unidad de almacenamiento puede conservar documentos, datos personales, accesos y archivos recuperables.
Por esta razón, borrar algunas carpetas o restablecer superficialmente el dispositivo no siempre es suficiente.
El NIST recomienda que las organizaciones establezcan procesos de sanitización de medios de acuerdo con la sensibilidad de la información y el tipo de dispositivo. El objetivo es impedir que los datos puedan recuperarse después de su baja, venta, donación o reciclaje.
Antes de que un equipo salga de la empresa, el área de Tecnología debería:
- Respaldar únicamente la información que deba conservarse.
- Cerrar sesiones y desvincular cuentas.
- Eliminar accesos remotos y aplicaciones.
- Aplicar un método de borrado adecuado.
- Verificar y documentar el proceso.
Riesgo 3: disposición inadecuada
Los equipos electrónicos no deben mezclarse con la basura común. Además del riesgo asociado con sus baterías, contienen materiales que pueden recuperarse mediante procesos especializados.
En México, la NOM-161-SEMARNAT-2011 contempla residuos tecnológicos como computadoras, celulares, monitores, pantallas, cables, impresoras y equipos multifuncionales. La norma establece criterios para determinar cuáles requieren un plan de manejo.
Sin embargo, las obligaciones específicas pueden variar según el tipo y volumen de residuos, la actividad de la empresa y la regulación local. Por ello, conviene consultar a la autoridad ambiental correspondiente o trabajar con un gestor especializado.
Seis pasos para ordenar la bodega tecnológica
- Elaborar un inventario
Registra el tipo de dispositivo, número de serie, estado físico, ubicación, persona usuaria anterior y destino previsto.
- Separar los equipos dañados
No mezcles dispositivos con baterías hinchadas o daños visibles con cajas, papel u otros materiales inflamables.
- Definir un responsable y una fecha
Cada equipo debe tener una persona responsable y una fecha límite para decidir si será reutilizado, reparado, donado, vendido o reciclado.
- Proteger la información
Antes de retirar cualquier dispositivo, respalda los archivos necesarios, desvincula las cuentas y realiza un borrado seguro.
- Utilizar canales adecuados
Verifica qué residuos acepta el programa o gestor, cómo deben entregarse y si proporciona constancias de reciclaje o destrucción.
En la Ciudad de México, el programa Reciclatrón recibe diferentes tipos de residuos eléctricos y electrónicos. No obstante, las empresas deben confirmar previamente los equipos y cantidades aceptados.
- Documentar la salida
Conserva el inventario, las autorizaciones, la evidencia del borrado y las constancias de entrega o destrucción.
¿Qué relación tiene con los seguros?
Una póliza no sustituye el mantenimiento, el orden ni los protocolos de seguridad. Sin embargo, almacenar equipos electrónicos puede ser relevante al revisar:
- Seguro de daños del inmueble y sus contenidos.
- Protección para equipo electrónico.
- Responsabilidad civil.
- Interrupción del negocio.
- Riesgos cibernéticos.
- Condiciones y medidas de seguridad aplicables.
Las coberturas, límites, exclusiones y deducibles dependen de cada contrato. Por lo tanto, no debe asumirse que un incendio, la pérdida de información o el retiro de residuos estará cubierto automáticamente.
Además, conviene mantener actualizado el inventario asegurado para identificar qué equipos continúan en operación y cuáles ya fueron retirados.
Checklist para tu próxima inspección
Antes de cerrar la bodega, verifica:
- ¿Todos los equipos están inventariados?
- ¿Existen baterías hinchadas o dispositivos dañados?
- ¿Las rutas de evacuación están libres?
- ¿Los equipos están alejados de fuentes de calor?
- ¿La información fue eliminada correctamente?
- ¿Las cuentas corporativas fueron desvinculadas?
- ¿Existe una fecha definida para retirar cada equipo?
- ¿El gestor o programa receptor fue verificado?
- ¿Se conservarán las constancias correspondientes?
Apagar no significa eliminar el riesgo
Guardar una computadora puede parecer una solución temporal. Sin embargo, cuando pasan los meses sin una revisión, esa decisión puede convertirse en un riesgo físico, digital y ambiental.
At Global Assurance Brokers podemos ayudarte a revisar los riesgos relacionados con tus instalaciones, equipos, información y continuidad operativa, así como las características de las pólizas correspondientes.
Porque una empresa protegida también sabe qué conserva, dónde lo almacena y cuándo debe retirarlo.
Aviso: Las obligaciones ambientales, medidas de seguridad y coberturas pueden variar según el tipo de equipo, la actividad de la empresa, la regulación aplicable y cada contrato de seguro.
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